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如何策划一场精彩的公司年会

作为公司年会的策划者,怎样策划一场精彩的年会让公司领导满意,同时也让公司员工满意。其实没那么复杂,一场精彩的年会策划,只需要抓住三个重要的关键因素。更重要的是场地的选择也非常的重要。

一、前期策划阶段
1、确定年会人员构成,参会人数
2、根据人数寻找适合的场地,如果员工自行前往,要考虑公共交通便利性。
3、会议场地在年底都比较紧俏,要提前预定,场地费和餐饮费占年会支出大头,一定要选择性价比高的会场,并提前预定。
4、预定完场地后,选择一家活动公司勘察场地,根据现场情况提出会场布置方案。并根据实际需求列出所需物料清单和报价。
5、成立年会筹备小组,由专人负责年会相关事宜。筹备小组根据各项费用做出年会预算。
预算大致包括:
a) 酒店费用:场地费用、餐饮费;
b) 活动公司费用:灯光、音响、LED大屏、签到背板等;
c) 颁奖典礼所需费用:公司为表彰优秀员工、优秀团队所设的各项奖励,无论是现金还是荣誉,这部分费用要考虑进去。
d) 其他费用:各单位、各部门年会节目所需服装道具费用、教练费用等。
以上费用总和为年会预算,公司决策层根据预算进行调整,最终行成一整套年会方案。

二、中期筹备落实阶段
第一阶段完成后,年会方案基本形成,需要进一步筹备和落实,这一阶段由筹备小组来完成。
1、集团层面成立筹备小组,并由筹备小组自上而下建立年会筹备委员会,落实到各分公司由专人负责。
2、召集各分公司总经理召开集团动员大会,提高各分公司对集团年会的重视程度,要求全力配合筹备小组的工作,并分配工作任务。
3、由筹备小组编写年会通知(倡议书),以邮件形式发给集团所有员工,内容包括年会时间、地点、各项要求、各部门节目报送要求等。
4、筹备小组完成以下几项工作:
1) 年会流程细化
2) 确认合适的主持人,编写串词
3) 年度优秀个人、团队评选
4) 年会场地落实,餐饮菜单确认等
5) 年会场地布置物料细化、落实
6) 完成各分公司、各部门上报节目审核、并对需要服装道具的节目给予费用报销支持。
7) 公司颁奖典礼策划。根据所设奖项进行奖杯制作,奖品购置以及颁奖环节流程安排。
三、年会现场管控阶段
如果顺利的完成了上面两个阶段的工作,那么现场执行阶段就会容易的多。年会开始前要进行详细的工作安排,把每一项工作落实到人,重要的岗位要安排多人来负责。
现场执行大致分为以下几个重要环节:
1. 场地布置:由活动公司和场地出租方共同完成,活动公司负责音视频设备安装、会场布置,场地出租方完成座椅摆放。
2. 活动彩排:活动开始前一天完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排,收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐,活动公司配合完成。
3. 物料准备:年会所有物料全面检查,不能有遗漏。
4. 签到环节:专门的签到区域,控制好人流、并引领到会场
5. 入场环节:入场后每个员工要能找到自己的座位,在座位或者圆桌上做上人名标识
6. 活动现场:由专人进行现场管控,并分成几个小组:视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场导演统一调配指挥。

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